NORMAS DE USO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
1 INTRODUCCIÓN
1.1 Ámbito objetivo de aplicación
Las presentes Normas de Uso del Sistema Interno de Información (en adelante, las “NORMAS DE USO”) tienen por objeto establecer, de conformidad con lo preceptuado en (i) la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “LEY 2/2023”); (ii) la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (en adelante, “LOPD-GDD”); y (iii) cualesquiera otras normas que sean de aplicación, el procedimiento para la comunicación confidencial y posterior tramitación de eventuales sospechas y/o hechos relativos a cualquier tipo de actuación contraria a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023 que sean detectadas en LASER GUADALQUIVIR, S.L. (en adelante, “LASER GUADALQUIVIR”).
A efectos del presente documento, se entiende por Sistema Interno de Información (en adelante, “SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN”) el conjunto de elementos formado por el canal de denuncias, el órgano responsable de su control y supervisión y el procedimiento que regula su funcionamiento. Por su parte, se entiende por Canal de Denuncias (en adelante, “CANAL DE DENUNCIAS”) el buzón o cauce para la recepción de las comunicaciones.
1.2 Ámbito subjetivo de aplicación
El CANAL DE DENUNCIAS, como parte integrante del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, se pone a disposición de las personas informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, en los términos previstos en el artículo 3 de la LEY 2/2023 (en adelante, el/los “INFORMANTE/S”).
1.3 Órgano Responsable del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El destinatario y responsable de todas las comunicaciones, peticiones de información y/o consultas tramitadas a través del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN será el Comité de Cumplimiento, en su condición de órgano que tiene encomendado su control y supervisión, así como del Compliance Officer, en su condición de persona delegada de la gestión del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN y de la tramitación de los expedientes de investigación.
2 RÉGIMEN JURÍDICO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, su funcionamiento y el régimen de derechos, deberes, garantías, condiciones de acceso y uso del mismo por sus usuarios se regirá por lo previsto en las NORMAS DE USO y por las previsiones contenidas al efecto en la LEY 2/2023 y en la LOPD-GDD.
Con carácter adicional el CANAL DE DENUNCIAS se regirá, asimismo, de forma complementaria y en cuanto resulte de aplicación, por las Condiciones de Uso y la Política de Privacidad de la página web de LASER GUADALQUIVIR.
Los INFORMANTES que accedan y utilicen el CANAL DE DENUNCIAS se comprometen a hacer un uso diligente y correcto del mismo, siempre de acuerdo con la legalidad vigente.
En todo caso, LASER GUADALQUIVIR tendrá la consideración de encargado del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN.
3 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN se basa en los siguientes principios:
3.1 Principio de buena fe
- Los INFORMANTES deben actuar de buena fe y no hacer acusaciones falsas. Se considera que existe buena fe cuando:
Se efectúa a partir de hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse un comportamiento irregular, ilícito o anómalo; o
Aunque el INFORMANTE no disponga de pruebas o indicios, podrá considerarse que existe buena fe si la comunicación se realiza en salvaguarda de los intereses de LASER GUADALQUIVIR o de la legislación vigente, y si se efectúa sin ánimo de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o profesional o de lesionar el honor de las personas implicadas o de un tercero.
Si cualesquiera de los INFORMANTES, deliberadamente, realizara declaraciones falsas o engañosas o de mala fe, podrá dar lugar a:
(i) Acciones disciplinarias de conformidad con lo previsto en las Normas de Régimen Disciplinario y Sancionador establecidas por LASER GUADALQUIVIR y/o previstas en la legislación vigente;
(ii) La activación de cláusulas contractuales sancionadoras, cuando las hubiera; y/o
(iii) Su traslado a la autoridad judicial o al Ministerio Fiscal.
3.2 Prohibición de represalias
Sin perjuicio de lo previsto en el apartado anterior, LASER GUADALQUIVIR prohíbe represalias de cualquier tipo contra los INFORMANTES, así como contra cualquiera de las personas recogidas en el artículo 3 de la LEY 2/2023, en los términos previstos en el artículo 35 de la LEY 2/2023.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la LEY 2/2023, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de INFORMANTES, o por haber realizado una revelación pública.
Si se confirmara que el INFORMANTE, o cualquiera de las personas previstas en el artículo 3 de la LEY 2/2023 ha sufrido represalias, se iniciará la correspondiente investigación frente al/los autor/es de las mismas que, en su caso, serán sancionados.
3.3 Anonimato
Los INFORMANTES podrán optar por realizar comunicaciones a través del CANAL DE DENUNCIAS de manera completamente anónima.
4 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN 4.1 Obligación de comunicación y colaboración
Los profesionales integrantes de LASER GUADALQUIVIR, cualquiera que sea su modalidad contractual, posición jerárquica o funcional (en adelante, el/los “PROFESIONAL/ES”) vendrán obligados a velar por la legalidad vigente, debiendo informar, cuando tengan conocimiento o cuenten con indicios razonables de ello, cualquier tipo de actuación detectada en LASER GUADALQUIVIR que resulte contraria a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023.
Asimismo, los PROFESIONALES que sean llamados a intervenir, vendrán obligados a prestar colaboración en caso de ser requeridos a tal efecto en el seno de las investigaciones que pudieran instruirse con motivo de las comunicaciones recibidas a través del CANAL DE DENUNCIAS o por cualquier otra vía por la que se pueda tener conocimiento de una comunicación de las previstas en las NORMAS DE USO. La no colaboración con la investigación, cuando exista obligación, podrá dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias.
El CANAL DE DENUNCIAS no podrá ser utilizado para otros fines distintos a aquellos para los que ha sido creado.
4.2 Acceso al CANAL DE DENUNCIAS
Los INFORMANTES podrán acceder a través de la página web de LASER GUADALQUIVIR al CANAL DE DENUNCIAS y realizar la pertinente comunicación por escrito o verbalmente (en adelante, la “DENUNCIA”).
Además, a solicitud del INFORMANTE, también podrá presentarse una DENUNCIA mediante reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días naturales desde su solicitud. Dicha solicitud se deberá realizar a su superior jerárquico y/o a cualquiera de los miembros integrantes del Comité de Cumplimiento.
Cualquiera que sea la vía de presentación de la DENUNCIA, si ésta supone un tratamiento de los datos personales del INFORMANTE (DENUNCIA no anónima), deberá garantizarse el cumplimiento de las obligaciones de información al INFORMANTE y licitud establecidas en la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.
4.3 Contenido mínimo de la DENUNCIA
- La DENUNCIA presentada deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Identidad del denunciado y, si fuera conocido, su cargo en LASER GUADALQUIVIR.
- Hecho motivador de la DENUNCIA: en qué consiste la conducta denunciada, fecha aproximada en la que tuvo lugar, fecha en la que se detectó y modo en el que se ha conocido.
- Documentos o medios de prueba que faciliten la verificación de los hechos comunicados.
Asimismo, en caso de así desearlo el INFORMANTE, podrá incluir cualquiera de los siguientes aspectos: identidad del INFORMANTE, modo de contacto con éste (domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones), así como cualquier otro aspecto que considere relevante.
En todo caso, la DENUNCIA deberá ser lo más descriptiva posible a fin de facilitar la identificación del denunciado y/o de la conducta denunciada.
En caso de recibirse más de una DENUNCIA relativa a los mismos hechos o hechos relacionados, se podrá acumular la tramitación de dichas DENUNCIAS en un único procedimiento.
- 4.4 Otros medios de comunicación
El CANAL DE DENUNCIAS será el cauce preferente para informar de cualquier tipo de actuación detectada en LASER GUADALQUIVIR que resulte contraria a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023.
No obstante, a quienes realicen la DENUNCIA a través del CANAL DE DENUNCIAS se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
En caso de que se ponga en conocimiento de LASER GUADALQUIVIR cualquier información de eventuales sospechas y/o hechos relativos a actuaciones contrarias a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023, por medios diferentes al CANAL DE DENUNCIAS o a miembros del personal no asignados a la gestión de éste, ésta deberá ser remitida inmediatamente a través del CANAL DE DENUNCIAS.
4.5 Recepción de la DENUNCIA
Tras la recepción de la DENUNCIA se dará acuse de recibo en el plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes, salvo que dicha actuación pueda poner en peligro la confidencialidad de la DENUNCIA.
5 PROCEDIMIENTO TRAS LA RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA
A continuación, se detallan las diferentes fases que LASER GUADALQUIVIR llevará a cabo tras la recepción de la DENUNCIA:
- 1) En el plazo no superior a diez (10) días naturales desde la recepción de la DENUNCIA, se comunicará al INFORMANTE la (i) inadmisión o (ii) admisión de la misma.
- 2) En el plazo máximo de cinco (5) días naturales desde la admisión, se informará al denunciado de: (i) los hechos relatados en la DENUNCIA de manera sucinta; (ii) su derecho a ser oído en cualquier momento de la investigación; y (iii) su derecho a presentar alegaciones por escrito.
No obstante, estas informaciones podrán efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas. En cuyo caso, se adoptarán, con carácter urgente, las medidas necesarias para evitar la pérdida o manipulación de información y/o pruebas aportadas o mencionadas en la DENUNCIA.
- 3) Seguidamente, se dará trámite de audiencia al denunciado, procediendo a la investigación1 de los hechos objeto de comunicación.
- 4) En el plazo máximo de tres (3) meses, o en caso de especial complejidad que podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales, se dará respuesta de las actuaciones de investigación al INFORMANTE (salvo que sea anónimo) y al denunciado.
Además, se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con el INFORMANTE y, si se considera necesario, de solicitarle información adicional.
6 ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA DE LAS NORMAS DE USO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El presente documento ha sido aprobado por el Órgano de Administración de LASER GUADALQUIVIR el 15 de noviembre de 2023, entrando en vigor de inmediato y estando plenamente vigente en tanto no se produzca ninguna modificación en el mismo.
1 El investigador podrá acceder a los correos electrónicos, archivos, llamadas realizadas, historial de internet, registros de entradas y salidas, registro de gastos y viajes, back-up de los ordenadores afectados o cualquier otra diligencia.
15/11/2023
Normas de Uso del Sistema Interno de Información